Nieuwsbrief juli 2018

Is jouw personeelsadministratie AVG-ready?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is inmiddels van kracht. Om aan de AVG te voldoen heb je als ondernemer onder meer in een register in kaart gebracht welke verwerkingsactiviteiten je verricht, verwerkersovereenkomsten gesloten met derde partijen die in jouw opdracht gegevens verwerken zoals een salarisadministrateur, en is je privacyverklaring up-to-standard. Deze nieuwsbrief bevat informatie die je helpt jouw personeelsadministratie op orde te krijgen conform de AVG.

In een personeelsdossier mogen niet meer persoonsgegevens worden vastgelegd dan noodzakelijk is voor de uitoefening van een arbeidsovereenkomst. Alleen de ter zake doende gegevens worden opgeslagen. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid ervan. Daarnaast dienen zij passende beveiligingsmaatregelen te treffen met betrekking tot bijvoorbeeld toegang tot het personeelsdossier, zowel digitaal als in hard-copy.

Behalve werkgevers kunnen ook HR-medewerkers toegang hebben tot de personeelsadministratie. Dit is enkel toegestaan indien en voor zover dit noodzakelijk is voor de uitoefening van hun werk. Daarnaast zijn deze personen gehouden aan hun geheimhoudingsplicht. De persoonsgegevens kunnen enkel op grond van een wettelijk voorschrift met derden, zoals een bedrijfsarts of UWV, worden gedeeld.

Werknemers hebben het recht hun personeelsdossier in te zien en in geval gegevens feitelijk onjuist zijn of niet ter zake doen, dient de werkgever hen de mogelijkheid te bieden deze te corrigeren, te beperken of te verwijderen. Daarnaast hebben werknemers het recht de werkgever om een kopie van het volledige personeelsdossier te verzoeken.

Ook zieke werknemers hebben recht op hun privacy. Het is daarom wettelijk niet toegestaan voor werkgevers om te informeren naar de aard en oorzaak van de ziekte van hun werknemers. Alleen de arbodienst of bedrijfsarts mag deze medische gegevens verwerken. Medische gegevens worden dan ook in principe niet opgeslagen in het personeelsdossier.

Werkgevers mogen uiteraard wel aan hun zieke werknemers vragen over de maatregelen die de werknemer ter genezing heeft getroffen en tot welke werkzaamheden de werknemer nog wel toe in staat is.

Werkgevers mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is. Hierbij de belangrijkste bewaartermijnen op een rij met betrekking tot gegevens in een personeelsdossier.

Maximaal 1 jaar met toestemming/ maximaal 4 weken zonder toestemming: sollicitatiebrief, curriculum vitae, correspondentie inzake sollicitatie en referenties.

Maximaal 2 jaar na dienstverband: arbeidsovereenkomst en wijzigingen, correspondentie ontslag, verslagen functionerings- en beoordelingsgesprekken, correspondentie over ziekte van UWV en bedrijfsarts, VUT-regeling, correspondentie promotie of demotie, verslagen inzake financiële problemen of andere probleemsituaties.

Minimaal 5 jaar na dienstverband: kopie identiteitsbewijs, loonbelastingverklaringen, gegevens over etniciteit en herkomst.

Minimaal 7 jaar na dienstverband: datum indiensttreding, salarisadministratie, afstandsverklaring woon-werkverkeer, burgerlijke staat, persoonlijke gegevens/stamkaart, aanvullende arbeids- en salarisafspraken, arbeidsvoorwaarden over samenleving en partnerschap.

In geval van een arbeidsconflict of rechtszaak kan het nodig zijn dat het personeelsdossier langer wordt bewaard.

Zoals reeds aangegeven worden medische gegevens in principe niet opgenomen in het personeelsdossier. Krijg je van een werknemer vrijwillig informatie over de aard en oorzaak van de ziekte, dan wordt deze informatie in principe dus niet opgeslagen.

Strafrechtelijke gegevens kunnen alleen onder een aantal voorwaarden worden opgenomen. Dit is bijvoorbeeld het geval indien de verwerking noodzakelijk is om de belangen van de werkgever te beschermen of als het gaat om strafbare feiten die zijn of worden gepleegd jegens de werkgever of jegens andere werknemers.

Kortom: zorg dat op korte termijn een personeels- en bewaarbeleid op papier staat conform de AVG en breng je werknemers hiervan op de hoogte. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens tref je aanvullende informatie aan.

Mocht je nog vragen hebben over dit onderwerp, neem gerust contact met ons op!

Met het in werking treden van de AVG hebben wij ook nog eens kritisch gekeken naar ons privacy statement. De meest recente versie van deze verklaring kun je lezen op onze website.

Duurzaam ondernemen in de horeca

Als ondernemer die met zijn tijd meegaat kom je er bijna niet meer onderuit: duurzaam ondernemen. Vooral in horeca ondernemingen is watermanagement daar een belangrijk onderdeel van. Door middel van een aantal (kleine) investeringen draai je de water- en geldkraan gemakkelijk wat verder dicht.

Perlators

Een perlator is een mondstuk dat op de kraan gemonteerd wordt en die er voor zorgt dat er lucht in de waterstraal komt, waardoor er per minuut wel tot de helft minder water uit de kraan stroomt. De lucht zorgt ervoor dat de waterdruk hetzelfde blijft. Een perlator is verkrijgbaar voor een paar euro per kraan en is dus een relatief goedkope manier om water te besparen in je onderneming.

Waterloze urinoirs

Een urinoir verbruikt 4 tot 5 liter water per spoelbeurt. Een waterloos urinoir verbruikt, zoals de naam al doet vermoeden, geen water en kan dus qua watermanagement een zeer interessante investering zijn voor iedere horeca ondernemer. Waterlozen urinoirs kosten tussen de €250 en € 350 per stuk. Hou er wel rekening mee dat het onderhoud van waterloze urinoirs hoger ligt dan bij een gewoon urinoir.

Sensorkranen

Deze kranen worden al veel gebruikt door bedrijven en niet zonder reden: Het levert een waterbesparing tot wel 85% op. Sensorkranen zijn te koop vanaf € 250 euro per stuk.

Is dit fiscaal ook nog interessant?

Heb je in 2018 meer dan € 2300 en minder dan € 314.673 geïnvesteerd in bedrijfsmiddelen? Dan kom je in aanmerking voor de Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek (KIA). Bedrijfsmiddelen die per stuk minder dan € 450 kosten maar gezamenlijk aangekocht zijn, worden als één investering gezien. De hoogte van de fiscale winstafrek van de KIA is afhankelijk van het geïnvesteerde bedrag. Uiteraard adviseren wij je hier graag over.

Fiscale aspecten van cryptovaluta

De laatste tijd zijn cryptovaluta, zoals bitcoins, volop in het nieuws. Onlangs is door de Staatssecretaris van Financiën nader ingegaan op de fiscale aspecten van deze cryptovaluta. Graag gaan wij kort in op een aantal van deze aspecten. Hierbij is wel aangegeven dat de ontwikkelingen snel gaan en de fiscale kwalificatie en behandeling van cryptovaluta in de toekomst aan veranderingen onderhevig kunnen zijn.

Inkomen in Box 1

Bij de vraag hoe de Belastingdienst omgaat met het “minen” van en het handelen in cryptovaluta door een natuurlijk persoon is van belang of sprake is van een ‘bron van inkomen’. Voorbeelden van een bron van inkomen zijn winst uit onderneming of resultaat uit overige werkzaamheden. Naast het verrichten van arbeid is voor die bronnen van inkomen van belang dat er een voordeel wordt beoogd (subjectief element) en dat er redelijkerwijs voordeel is te verwachten (objectief element).

Er is geen sprake van een bron van inkomen in geval van een speculatieve transactie en als het eindresultaat niet beïnvloedbaar is door de verrichte arbeid. Dat geldt ook voor de handel in cryptovaluta. Er is daarentegen wel sprake van een bron van inkomen als er structureel positieve resultaten worden behaald die kunnen worden verklaard door arbeid van de belanghebbende die verder gaat dan de arbeid die met speculatie samenhangt. De meeropbrengst moet dus verband houden met de verrichte arbeid. Per concreet geval zal aan de hand van de feiten en omstandigheden moeten worden beoordeeld of al dan niet sprake is van een bron van inkomen.

Bezittingen in box 3

Cryptovaluta in het bezit van een natuurlijk persoon behoren tot het vermogen in box 3, tenzij er, zoals hierboven besproken, sprake is van een bron van inkomen en hierdoor de cryptovaluta tot bijvoorbeeld de winst uit onderneming behoren.

De cryptovaluta moeten in box 3 in de aangifte inkomstenbelasting worden opgenomen naar de waarde in het economische verkeer op 1 januari van het desbetreffende jaar. De koers van het gebruikte omwisselplatform op de peildatum is hierbij de meest voor de hand liggende koers.

Door een IB-ondernemer of B.V. ontvangen tegenprestatie in cryptovaluta

Een ondernemer kan goederen verkopen of diensten verlenen waarbij de tegenprestatie in cryptovaluta wordt voldaan. De vergoeding in cryptovaluta moet dan worden omgerekend naar euro’s. Het omgerekende bedrag in euro’s wordt tot de omzet gerekend. Dat geldt zowel voor de inkomstenbelasting en de vennootschapsbelasting als voor de omzetbelasting. Als de cryptovaluta worden omgewisseld in euro’s kan die omwisseltransactie voor de winstbepaling een verlies of een winst opleveren. In die zin wordt een cryptovaluta dan net zo behandeld als buitenlandse valuta (niet-euro).

Loonbetaling in cryptovaluta

Als loon wordt uitbetaald in cryptovaluta moet in de aangiften loonbelasting een omrekening in euro’s plaatsvinden op het moment dat het loon wordt genoten. Loon uitbetaald in cryptovaluta wordt behandeld als loon in natura.

Door B.V. gehouden cryptovaluta als belegging

Net als een belegging in effecten kan een B.V. ook cryptovaluta aanhouden ter belegging. De waarde fluctuaties gaan de winst van de B.V. aan. Daarbij mag op grond van goedkoopmansgebruik het voorzichtigheidsbeginsel worden gehanteerd. Dit betekent dat zolang de cryptovaluta nog niet zijn omgewisseld in een andere valuta, de waarde ervan mag worden aangehouden op het moment van aanschaffing dan wel als de waarde op balansdatum lager is dan deze aanschafwaarde op de lagere marktwaarde. Zolang de cryptovaluta als belegging op de balans staan, is verdedigbaar dat de belastingheffing over de waardestijging kan worden uitgesteld.

Overigens is Financiën van mening dat cryptovaluta als voorraad dienen te worden beschouwd. De uitwerking daarvan is praktisch gelijk aan die van belegging, zoals hiervoor genoemd, zodat uitstel van ongerealiseerde winst mogelijk is.

Wordt de cryptovaluta gebruikt als betaalmiddel voor goederen of diensten, dan is sprake van liquide middelen. De waarde daarvan wordt op de balansdatum bepaald aan de hand van de koers per die balansdatum. Uitstel van winstneming zou dan niet toegestaan zijn. Wellicht heeft een beroep op het vertrouwensbeginsel baat door verwijzing naar het standpunt van Financiën, waarbij de valuta als voorraad wordt aangemerkt.