Vrije vergoeding in de werkkostenregeling 2020 voor DGA

December is de tijd om te kijken of er voor jou als DGA ruimte is om jezelf nog een onbelaste netto vergoeding in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) te geven.

Als gevolg van de coronacrisis is besloten deze vrije ruimte dit jaar verder te verruimen. In eerste instantie was de vrije ruimte verhoogd naar 1,7% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom, maar vanwege coronacrisis is de vrije ruimte eenmalig verhoogd naar 3%. Ook deze 3% geldt alleen over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom. Voor het meerdere boven de € 400.000 geldt een vrije ruimte van 1,2% over de fiscale loonsom. Als vergoeding kan worden gedacht aan o.a. een netto onkostenvergoeding of kerstpakket. Het voordeel van een vergoeding in de vrije ruimte van de WKR is dat de vergoeding onbelast is en je daar weinig voor hoeft te doen.

Er is wel een aandachtspunt. Het uitkeren van een vergoeding aan de DGA (of een andere bestuurder of directeur) kan als bonus worden gezien. Indien er een NOW-subsidie is aangevraagd of bij de Belastingdienst bijzonder uitstel van betaling is aangevraagd kan een bonusverbod gelden. Het uitkeren van een bonus kan er dan toe leiden dat de NOW-subsidie moet worden terugbetaald of dat het bijzonder uitstel vervalt en er geen beroep kan worden gedaan op de betalingsregeling.

Bij de NOW 1 geldt het bonusverbod als een aanvraag op werkmaatschappijniveau is gedaan, omdat de werkmaatschappij ten minste 20% verlies lijdt, terwijl het concern minder dan 20% omzetdaling heeft. Bij de NOW 2 en 3 is dit bonusverbod uitgebreid en mag ook geen bonus worden uitgekeerd als het totale voorschot aan NOW-subsidie voor alle ondernemingen ten minste € 100.000 bedraagt of bij de definitieve vaststelling de totale NOW-subsidie voor alle ondernemingen € 125.000 of meer bedraagt. Bij het bijzonder uitstel van betaling geldt het bonusverbod als verlenging van het bijzonder uitstel is aangevraagd.

Om gebruik te maken van de vrije vergoeding in de WKR moeten onderstaande stappen worden gevolgd:

• Ga na of er NOW-subsidie of bijzonder uitstel van betaling is aangevraagd voor jouw holding en/of werkmaatschappij(en) en bepaal of het bonusverbod van toepassing is. Bij twijfel kun je contact opnemen met jouw klantmanager.
• Bepaal, indien het bonusverbod niet van toepassing is, wat de fiscale loonsom 2020 van jouw onderneming(en) is. Indien je in jouw onderneming(en) ook nog een stamrecht-, lijfrente- of pensioenuitkering hebt en dit is meer dan 10% van de totale fiscale loonsom, dan mag je dat bedrag niet meetellen. Voor de vergoedingen in de vrije ruimte van de WKR moet in principe worden uitgegaan van loon uit tegenwoordige arbeid. Van dit bedrag is er dit jaar 3% of 1,2% vrij te vergoeden.
• Bepaal of in 2020 door de onderneming(en) kosten zijn vergoed of betaald die ook in de vrije ruimte van de WKR vallen, zoals bijvoorbeeld het abonnement voor de sportschool. Indien dat zo is, moet je dat bedrag of die kosten in mindering brengen op de vrije ruimte (de 3% of 1,2%).

Indien na stap 3 een bedrag aan vrije ruimte resteert, kun je dit bedrag als bonus van jouw onderneming overboeken naar je privé bankrekening. Geef als omschrijving mee: onkostenvergoeding 2020. Dit moet uiterlijk 31 december 2020 zijn overgemaakt. Je hoeft dit bedrag niet aan ons door te geven. Het is namelijk geen verplichting om deze betaling via de loonadministratie te verwerken.

Finance Plus portal

Uiteraard kunnen wij voor je nakijken wat de fiscale loonsom 2020 is. Indien je echter thuis bent met het loonpakket, is het door jezelf ook na te gaan. Na inloggen in de Finance Plus portal zie je links onderaan bij de laatste run (december) werkkostenregeling. Indien je dat bestand opent zie je de kosten die eventueel al via de loonadministratie zijn geboekt, het fiscaal jaarloon en ook het bedrag van de vrije ruimte. Indien er kosten voor loonadministratie, dan moet dit bedrag in mindering worden gebracht op het bedrag van de vrije ruimte.

Kosten die in de WKR vallen en via de financiële administratie zijn betaald of vergoed, kun je wellicht ook zelf terugvinden en bij twijfel kun je altijd contact opnemen met jouw klantmanager. Indien achteraf blijkt dat je toch teveel naar je privérekening hebt overgeboekt, dan zal het teveel betaalde door ons in rekening-courant worden gecorrigeerd bij het opmaken van de jaarcijfers.

Indien je in deze drukke periode geen tijd hebt voor bovenstaande, kun je er ook voor kiezen om een bedrag van
€ 1.380,- over te maken van jouw onderneming naar je privé bankrekening. Let op: dit moet uiterlijk 31 december 2020 zijn overgemaakt met als omschrijving onkostenvergoeding 2020. Indien achteraf blijkt dat de netto onkostenvergoeding de vrije ruimte overschrijdt, dan zullen wij met de jaarrekening het teveel betaalde bedrag in je rekening-courant corrigeren. Het bedrag van € 1.380,- is gebaseerd op een fiscaal jaarloon van € 46.000. Dit bedrag is als voorbeeld genomen, omdat dit minimaal het loon voor een DGA moet zijn volgens de regels van het gebruikelijk loon.

Reiskosten in 2021

Met ingang van 2021 verandert de regeling voor de onbelaste reiskostenvergoeding. Je mag dan in principe alleen de daadwerkelijke reisdagen onbelast vergoeden. Meer vergoeden mag, maar dan moet het meerdere of via de WKR worden vergoed of wordt het gezien als een bruto bestanddeel en zal daar loonheffingen over worden ingehouden en sociale lasten over worden afgedragen.

In sommige gevallen mag er wel een vaste reiskostenvergoeding worden gegeven. Indien je werknemer op fulltime basis per jaar minimaal 128 dagen (60% van 214 dagen) naar een vaste werkplek reist dan mag je de vaste reiskostenvergoeding toepassen. Dit is de 60% norm. De regels die de Belastingdienst hanteert zijn op basis van 214 dagen per jaar en dit is op basis van een fulltime dienstverband. Let er op dat je daadwerkelijk kunt aantonen dat de werknemer een vast reispatroon heeft.

Voldoet je werknemer niet aan die eis, dan moet je de reiskosten op basis van declaratie of nacalculatie vergoeden.

Rekenvoorbeeld vaste reiskosten:

Je werknemer werkt in 2021 op 2 dagen per week op de vaste werkplek en op 1 dag thuis. De enkele reisafstand van de woning naar de vaste arbeidsplaats is 25 kilometer. De onbelaste vaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 85 dagen (2/5 (reisdagen per week) x 214 (regels Belastingdienst)) x 50 kilometer (heen/terugreis) x € 0,19 = € 807,50. Per maand kun je jouw werknemer voor deze reizen een onbelaste vergoeding betalen van € 67,29, als je werknemer in 2021 op minstens 51 dagen (2/5 x 128) naar de vaste arbeidsplaats reist.

Ook voor het OV geldt dat de daadwerkelijke gemaakte ritten onbelast mogen worden vergoed, het meerdere niet. Indien je aan de 60% norm voldoet dan mag er, net als met de reiskosten, een vaste vergoeding worden gegeven.

Vanaf 1 januari 2021 moet per werknemer worden nagegaan of de werknemer reist naar het werk of thuis werkt en op welke dagen. Leg deze afspraken ook schriftelijk vast. Verkeerde aannames kunnen leiden tot naheffingen.

Indien het nog onzeker is of de werknemer een vast reispatroon heeft, is het aan te raden om op basis van de daadwerkelijk reisdagen de werkelijk gemaakte reiskosten te vergoeden. Dit mag onbelast tot een bedrag van € 0,19 per kilometer. Indien het bedrag hoger is dan € 0,19 per kilometer, dan moet het meerdere of via de WKR worden vergoed of wordt het gezien als een bruto bestanddeel en zal daar loonheffingen over worden ingehouden en sociale lasten over worden afgedragen.

Omdat de meeste reiskosten via salarisadministratie gaan, vragen wij om aan de salarisadministratie door te geven hoe er met ingang van 2021 wordt omgegaan met de reiskosten.

Vaste onbelaste vergoedingen 2021

Er zijn werknemers die op basis van dit jaar of voorgaande jaren een netto onderbouwde onbelaste vergoeding ontvangen. Denk hierbij aan o.a. parkeerkosten en lunchkosten voor onderweg. Ook dit verandert per 1 januari 2021. Omdat er steeds meer mensen thuis werken, kan het zijn dat de onderbouwing niet meer klopt.

Indien werknemers thuis werken en het is noodzakelijk om internet en een telefoon te hebben, dan mag daar een vergoeding voor worden gegeven. Dit valt niet in de WKR, maar mag wel, bij voorkeur via de salarisadministratie, netto onbelast worden vergoed. Dit mag ook vallen onder de netto vaste onbelaste vergoeding.

Thuiswerkvergoeding valt, zoals de regels nu zijn, niet onder netto onbelaste vergoedingen maar in de vrije ruimte van de WKR.

De onderbouwing die is gemaakt in 2020 of eerder, komt per 1 januari 2021 te vervallen. Ga daarom voor de netto onbelaste onderbouwde vergoedingen voor 2021 na of deze vergoeding nog goed onderbouwd is en pas waar nodig het bedrag en/of de onderbouwing aan. Elke vergoeding moet goed onderbouwd zijn en het moet duidelijk zijn voor welk bedrag. De netto vaste onbelaste vergoedingen moeten schriftelijk vastgelegd worden en ook hier geldt dat bij verkeerde aannames het tot een naheffing kan leiden.